Code de conduite

Introduction

Chez Umicore, nous pensons que la réussite est fonction de la relation de confiance et de professionnalisme entre les principales parties prenantes, à savoir notre personnel, nos partenaires commerciaux, nos actionnaires, les autorités et le public.


Le présent code de conduite est essentiel pour instaurer et maintenir cette relation de confiance. Son rôle principal est de garantir que toutes les personnes agissant au nom d’Umicore mènent leurs activités dans le respect de l’éthique, des lois et des règlements, ainsi que des normes fixées par Umicore dans le cadre de sa politique, de ses directives et de ses règles. L’appellation Umicore fait référence à Umicore ainsi qu’à toutes les filiales majoritaires.


Le présent code de conduite établit un cadre de référence pour une conduite responsable chez Umicore, mais n’est pas exhaustif. Les membres du personnel d’Umicore doivent toujours s’efforcer de faire preuve de discernement, d’attention et de considération dans leur travail quotidien.

Champ d’application et responsabilité

Ce code de conduite s’applique aux membres du personnel d’Umicore dans le monde entier – y compris le personnel temporaire – et à toute autre personne ou entité agissant au nom d’Umicore («les représentants d’Umicore»). Les filiales qui ne sont pas majoritaires sont tenues d’assurer leur conformité au code. En cas de non-respect, la situation devra faire l’objet d’un rapport et le maintien de la participation d’Umicore sera évalué.


Chaque membre du personnel reçoit un accès électronique au code de conduite. Il est du devoir de la direction d’inclure le code de conduite dans les programmes de formation des employés et de promouvoir et de surveiller la conformité au code.


Tous les employés doivent éviter d’agir, ou d’encourager les autres à agir, d'une manière qui soit contraire à ce code de conduite, même si ces actes semblent répondre aux intérêts d’Umicore. Tout employé qui n’est pas certain si une activité spécifique (y compris celle d’un partenaire commercial existant ou potentiel) est acceptable sur le plan juridique ou éthique devrait consulter au préalable son supérieur direct ou le Directeur du Corporate Legal Department


Les violations des règles de ce code de conduite ne seront pas tolérées et peuvent, conformément à la législation applicable, entraîner des mesures disciplinaires internes, un licenciement, voire des poursuites pénales. Chaque cas est analysé objectivement, en pleine connaissance des circonstances.


Toute infraction au Code de conduite est consignée et signalée aux supérieurs hiérarchiques et aux ressources humaines. Le comité exécutif reçoit un rapport annuel énumérant les violations et les mesures prises en la matière.


Si des pratiques incorrectes ou des irrégularités se produisent au sein du Groupe, les mesures correctrices nécessaires seront prises pour prévenir toute récidive.

Griefs et expressions de préoccupation

Umicore souhaite stimuler des débats ouverts sur le comportement responsable. Dans ce contexte, tous les employés sont tenus de faire part de leurs griefs ou préoccupations à leur supérieur hiérarchique. Tout employé qui estime que cette démarche n’est pas appropriée peut adresser ses griefs ou préoccupations au directeur RH local ou régional ou au directeur du Corporate Legal Department ou du Corporate Internal Audit Department. Ces rapports peuvent être rédigés dans la langue de prédilection de l’employé et seront traités de façon confidentielle.


Légalement, les préoccupations suscitées par des aspects comptables suspects doivent être soumises au responsable du Corporate Internal Audit Department.


Tout fait de discrimination ou de harcèlement envers une personne ayant fait un rapport mettant en lumière une violation de la loi ou d’une politique d’Umicore enfreint ce Code de conduite. Tout employé qui a soulevé de telles violations, et qui estime que cette démarche est utilisée contre lui/elle quelle que soit la façon, doit contacter son supérieur hiérarchique, le directeur RH local ou régional, le directeur du Corporate légal Department ou du Corporate Internal Audit Department. Quiconque soumet un faux rapport peut faire l’objet de sanctions disciplinaires.

Conduite personnelle

Tous les membres du personnel ou représentants d’Umicore sont censés avoir, dans leurs contacts commerciaux et autres, une conduite irréprochable vis-à-vis des partenaires commerciaux, de leurs collègues et des autres personnes. Cet impératif s’étend à la prise en compte et au respect des cultures et coutumes étrangères. Umicore n’acceptera aucune forme de harcèlement, de discrimination ou tout autre type de comportement pouvant être considéré comme offensant ou dégradant par des collègues ou des partenaires commerciaux.

Opportunités égales et diversité

Umicore s’engage en faveur d’une culture de travail inclusive et reconnaît que toutes les personnes possèdent leur personnalité et leur valeur propres, et les respecte pour leurs capacités personnelles. Umicore n’accepte aucune forme de harcèlement ni de discrimination fondée sur le sexe, la religion, la race, l’origine nationale ou ethnique, les racines culturelles, les groupes sociaux, les handicaps, les préférences sexuelles, l’état civil, l’âge ni les opinions politiques.


Umicore garantit l’égalité des chances face à l’emploi et traite équitablement tous les membres du personnel. Les membres du personnel et les business units d’Umicore fondent les décisions relatives au personnel (recrutement, formation, rémunération, avancement, etc.) exclusivement sur le mérite, les qualifications et autres critères à caractère professionnel. Umicore se montre également déterminé à élaborer des programmes et des mesures visant à encourager la diversité dans l’entreprise suivant le principe de l’égalité des chances.

Conflit d’intérêts et intégrité

6.1 Fraude et conflit d’intérêts


Aucun salarié ou représentant d’Umicore n’a le droit de chercher à obtenir des avantages pour lui-même (ou toute personne proche) qui seraient contraires ou qui pourraient nuire aux intérêts d’Umicore, dont sa performance financière, les aspects liés à l’environnement, la santé et la sécurité, ainsi que sa réputation commerciale et publique.


Il est interdit de prendre part ou de chercher à influencer toute décision dans des circonstances pouvant induire ou laisser supposer un conflit d’intérêts. Ces circonstances peuvent être un intérêt personnel dans le dossier, économique ou autre qu’il soit direct ou qu’il passe par l’intermédiaire d’une personne proche.


Tout employé qui prend conscience d’un conflit d’intérêts potentiel doit immédiatement en informer son supérieur hiérarchique ou le Corporate Legal Department. Il n’est pas toujours facile d’établir avec certitude s’il y a conflit d’intérêts ou non. Dès lors, en cas de doute, les employés doivent consulter un membre de leur hierarchie, le directeur RH local ou régional, le directeur du Corporate Legal Department ou du Internal Audit Department.


En ce qui concerne les fonctions ou domaines de responsabilité particulièrement sensibles, chaque division ou département évalue la nécessité d’établir des procédures visant à déceler les conflits d’intérêts potentiels.



6.2 Corruption, cadeaux et privilèges


Il est interdit d’obtenir ou de conserver un contrat ou de bénéficier d’autres avantages inappropriés dans la conduite des affaires, en offrant, promettant ou octroyant un avantage indu à un officier public (ou à une tierce partie) afin d’inciter cette personne à accomplir ou à éviter d’accomplir un acte dans le cadre de ses missions officielles. Ce principe est applicable que l’avantage soit proposé directement ou par le biais d’un intermédiaire.


Des cadeaux et autres faveurs ne pourront être offerts ou octroyés aux partenaires commerciaux que dans la mesure où ils sont modestes, tant sur le plan de la valeur que de la fréquence, et pour autant que le lieu et l’occasion s’y prêtent. Même si de tels cadeaux sont conformes aux bonnes pratiques commerciales localement en vigueur, il n’est pas autorisé de donner aux partenaires commerciaux des faveurs, monétaires ou autres, pouvant entacher ou sembler entacher l’intégrité ou l’indépendance d’un employé. Par principe, Umicore n'achète pas en gros, ne stocke pas et ne distribue pas d’articles à distribuer portant sa marque ni de cadeaux d'entreprise.


Le personnel ou les représentants d’Umicore n’ont pas le droit d’accepter de la part de leurs partenaires commerciaux des faveurs, monétaires ou autres, pouvant entacher ou sembler entacher leur intégrité ou leur indépendance. Les cadeaux et autres faveurs ne pourront être acceptés que dans la mesure où ils sont modestes, tant sur le plan de la valeur que de la fréquence, et pour autant que le lieu et l’occasion s’y prêtent.


Tout employé à qui on propose, qui reçoit, qui a reçu ou qui se sent obligé d’offrir des cadeaux ou d’autres privilèges, plus importants que les habituels cadeaux de courtoisie, doit sans retard en informer le directeur RH local ou régional, le directeur du Corporate Legal Department ou de l’Internal Audit Department.



6.3. Intérêts financiers dans d’autres entreprises


Tout salarié ou représentant d’Umicore et tout membre de leurs proches doit éviter de prendre une quelconque participation dans toute autre entreprise, directement ou indirectement, en tant qu’investisseur, bailleur de fonds, membre du personnel ou fournisseur d’un service quelconque si cela compromet ou semble compromettre leur loyauté envers Umicore. Avant de réaliser un investissement dans une entreprise concurrente d’Umicore ou exerçant des activités avec Umicore (un fournisseur, par exemple), sauf acquisition de moins d’un pour cent (1 %) d’une société cotée en Bourse, les employés consulteront leur supérieur hiérarchique, le directeur RH local ou régional, le directeur du Corporate Legal Department ou du Internal Audit Department. En tout état de cause, il conviendra de veiller particulièrement aux conflits d’intérêts potentiels visés au point 6.1 ci-dessus.



6.4. Activités avec un concurrent, fournisseur ou d’autres partenaires commerciaux


Avant de s’engager dans une quelconque activité pouvant sembler favoriser les intérêts d’un concurrent, d’un fournisseur ou d’autres partenaires commerciaux aux dépens des intérêts d’Umicore, et notamment siéger au conseil d’administration d’une telle entreprise, les employés consulteront leur supérieur hiérarchique, le directeur RH local ou régional, le directeur du Corporate Legal Department ou du Internal Audit Department. Il n’est pas permis aux employés d’Umicore de commercialiser des produits ou des services en concurrence avec les activités commerciales d’Umicore ou leurs intérêts plus larges.



6.5. Informations confidentielles


Les informations et la propriété intellectuelle (droits d’auteur, secrets de fabrication, marques déposées, idées novatrices, etc.) constituent des biens précieux pour Umicore. Ces actifs incorporels doivent être correctement gérés et protégés. La politique générale d’ouverture et de transparence menée par Umicore n’empêche pas la protection adéquate des informations pouvant revêtir une certaine valeur pour les intérêts commerciaux d’Umicore.


Les informations dont les employés auront connaissance dans le cadre de l’exécution de leurs tâches, autres que celles relevant de la conduite générale des affaires et de l’expérience globale de travail, doivent être considérées comme confidentielles et traitées comme telles. Dans de tels cas, les employés veilleront particulièrement à respecter les règles interdisant la révélation ou l’usage d’informations confidentielles pour leur bénéfice personnel ou celui d’autrui.



6.6. Protection des biens, des relevés et des archives


La protection des biens, des relevés et des archives relatifs à Umicore, aux clients et autres partenaires commerciaux incombe à l’ensemble des salariés et représentants d’Umicore. Tous ces actifs doivent être utilisés et conservés avec soin et respect, en veillant à éviter le gaspillage et les abus. Sauf autorisation, il est interdit d’exploiter le temps, les équipements, les avoirs financiers ou les installations d’Umicore à des fins sans lien direct avec les activités commerciales d’Umicore. De même, les biens d’Umicore ne pourront être enlevés ni empruntés sans permission.

Respect des lois et règlements

7.1. Respect des lois - généralités


Dans la conduite d’activités pour le compte d’Umicore, tous les employés doivent se conformer à l’ensemble des lois et règlements applicables. Assister ou participer à des abus de droit perpétrés par des partenaires commerciaux est strictement interdit, que ces abus constituent ou non des actes illégaux au nom d’Umicore ou de l’employé. Tout employé est tenu de chercher à acquérir une compréhension suffisante de la législation et des règlements applicables dans le cadre de son travail.



7.2. Antitrust et concurrence


Tous les employés se conformeront aux lois applicables en matière d’antitrust et de concurrence. Conseil doit être demandé au Corporate Legal Department pour tous les aspects exposant Umicore, les employés et les membres de leur équipe à un risque d’infraction à la législation sur la concurrence.



7.3. Délits d’initié


Tous les employés d’Umicore s’abstiendront d’échanger des titres ou de formuler des recommandations concernant l’échange de titres d’Umicore et d’autres sociétés cotées en bourse sur la base d’informations non publiques obtenues dans le cadre de leur travail pour Umicore. Dans ce contexte, tous les salariés sont tenus de respecter le code Umicore en matière de délit d’initié qui se trouve à l’annexe 5 du Corporate Governance Charter of Umicore.



7.4. Tenue des livres et archives


Tout en respectant son obligation de confidentialité, Umicore adopte une politique de transparence, de précision et d’exactitude dans toutes ses opérations. Tous les salariés ou représentants d’Umicore sont tenus de conserver tous les documents nécessaires sur les activités, les relations et les opérations commerciales d’Umicore. Les livres et archives d’Umicore ne pourront contenir d’inscriptions erronées, trompeuses ou fausses. Toutes les transactions seront intégralement documentées et enregistrées dans les dossiers comptables d’Umicore, et ce conformément au point 7.5 ci-dessous.



7.5. Rapports périodiques fidèles et autres communications à caractère financier


Conformément à la législation applicable aux titres et aux normes en vigueur pour les sociétés inscrites à la bourse, Umicore est tenu de divulguer des informations complètes, exactes, précises et compréhensibles dans ses rapports financiers périodiques, dans d’autres documents déposés auprès des autorités et organismes de réglementation compétents, ainsi que dans ses autres communications publiques. Les membres du personnel, notamment nos cadres supérieurs et responsables des services financiers, ont le devoir d’apporter tous leurs soins à l’élaboration de ces documents, en veillant particulièrement aux points suivants :


- La conformité avec les principes comptables généralement acceptés et le système de contrôle interne d’Umicore est requise à tout moment.


- Tous les livres comptables d’Umicore seront tenus et présentés conformément aux règles juridiques de toute autorité législative compétente et ne peuvent contenir d’inscriptions erronées, trompeuses ou fausses. De plus, ils refléteront avec honnêteté et précision, et de manière suffisamment détaillée, l’actif, le passif, les recettes et les dépenses d’Umicore, ainsi que toutes les transactions ou circonstances afférentes, qui seront intégralement consignés.


- Sauf cas autorisés par la législation ou par les règlements applicables, aucune transaction ne pourra être intentionnellement associée à un compte, une division ou une période comptable erronés, et aucun élément d’actif ou de passif ne peut rester non enregistré ou «officieux».

Répondre aux demandes de renseignements (presse, etc.)

L’image d’Umicore sur les marchés nationaux et internationaux est fortement influencée par notre capacité à communiquer de façon cohérente et professionnelle avec les parties extérieures, y compris les médias. Dès lors, Umicore applique en tout temps un principe de transparence, d’honnêteté et de réactivité dans ses relations avec les parties concernées en dehors d’Umicore, ainsi qu’avec la société en général. Cependant, les employés d’Umicore ne sont autorisés à divulguer aucune information non publique lorsqu’ils répondent à des demandes de renseignements provenant de parties externes.


Afin de maintenir une interface coordonnée avec les parties extérieures, les demandes d’informations générales sur Umicore ou sur son personnel, de même que toutes les demandes d’informations émanant des médias, seront aiguillées vers le département ou le responsable compétent en matière de communication. Toute demande d'informations de nature à avoir un impact sur Umicore sera soumise à Group Communications. Les demandes d’informations émanant d’analystes financiers ou d’investisseurs seront soumises à Corporate Investor Relations. Les demandes d’informations formulées par des avocats extérieurs seront soumises au Corporate Legal Department.

Non-ouverture de droits

Le présent Code de conduite énonce certains principes fondamentaux, politiques et procédures d’Umicore, auxquels doivent se conformer les membres du personnel et représentants d’Umicore. Il n’instaure aucun droit pour un quelconque client, fournisseur, concurrent, actionnaire ou autre personne ou organisme.