Gedragscode

Inleiding

Umicore is van mening dat succes het resultaat is van een vertrouwensband en een professionele relatie met zijn voornaamste belanghebbenden, namelijk de medewerkers, de commerciële partners, de aandeelhouders, de overheidsinstellingen en het algemeen publiek.


Deze Gedragscode is een fundamenteel instrument in het creëren en in stand houden van deze vertrouwensband. De Gedragscode moet er vooral voor zorgen dat alle personen die namens Umicore handelen hun activiteiten uitvoeren op ethisch verantwoorde wijze en conform de wet- en regelgeving en de door Umicore via beleidslijnen, richtlijnen en regels vastgelegde normen. Met 'Umicore' wordt Umicore bedoeld en alle dochterondernemingen waarin het een meerderheidsbelang bezit.


Deze Gedragscode schept een beleidskader voor verantwoord gedrag bij Umicore, maar is niet alomvattend. De medewerkers van Umicore moeten er altijd naar streven om bij de uitvoering van hun functie blijk te geven van gezond verstand, zorg en aandacht.

Toepassingsgebied en verantwoordelijkheid

De Gedragscode is van toepassing op alle medewerkers (met inbegrip van tijdelijk personeel) van Umicore wereldwijd en op alle personen of entiteiten die handelen in naam van Umicore ('vertegenwoordigers van Umicore'). Dochterondernemingen waarin Umicore geen meerder­heids­belang bezit worden geacht ervoor te zorgen dat ook hun medewerkers de Gedragscode naleven. Is dit niet het geval, dan moet dit worden gemeld en zal de verdere betrokkenheid van Umicore worden herbekeken.


Elke medewerker krijgt elektronisch toegang tot de Gedragscode. De directie moet ervoor zorgen dat de Gedragscode wordt opgenomen in het opleidingsprogramma en dat de naleving ervan wordt bevorderd en gecontroleerd.


Medewerkers mogen niet handelen, of anderen aanmoedigen te handelen, op een manier die in strijd is met deze Gedragscode, zelfs als dit in het belang van Umicore lijkt te zijn. Indien een medewerker eraan twijfelt of een bepaalde activiteit (met inbegrip van die van een bestaande of potentiële zakenpartner) legaal of ethisch aanvaardbaar is, moet deze medewerker vooraf contact opnemen met zijn of haar directe leidinggevende of het hoofd van het Corporate Legal Department.


Inbreuken op deze Gedragscode worden niet getolereerd en kunnen, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, leiden tot interne disciplinaire maatregelen, ontslag of zelfs straf­rechtelijke vervolging. Elk geval zal objectief worden beoordeeld, rekening houdend met alle omstandigheden.


Alle inbreuken op de Gedragscode worden geregistreerd en gerapporteerd, zowel via het lijn­management als via de HR-kanalen. Het Directiecomité ontvangt elk jaar een verslag met de inbreuken en de maatregelen die hiervoor werden genomen.


Wanneer er zich binnen de Groep ongepaste praktijken of onregelmatigheden voordoen, zullen de nodige correctieve acties en corrigerende maatregelen worden genomen om te vermijden dat deze zich opnieuw kunnen voordoen.

Klachten en bezorgdheden

Umicore wil een open discussie over verantwoord gedrag stimuleren. Het is dan ook de verant­woordelijkheid van alle medewerkers om elke bezorgdheid of klacht te melden aan hun directe leidinggevende. Medewerkers die dit niet opportuun achten kunnen met hun bezorgdheid of klacht terecht bij de lokale of regionale HR Director, het hoofd van het Corporate Legal Department of het Internal Audit Department. Deze meldingen kunnen worden ingediend in de door de medewerker gewenste taal en worden vertrouwelijk behandeld.


Van rechtswege moeten vragen over dubieuze boekhoudkwesties worden voorgelegd aan het hoofd van het Internal Audit Department.


Het discrimineren of lastigvallen van iemand die een inbreuk op de wetgeving of het beleid van Umicore aan het licht brengt, vormt een inbreuk op de Gedragscode. Als een medewerker een dergelijke inbreuk heeft gemeld en denkt dat dit op een of andere manier tegen hem of haar wordt gebruikt, moet contact opnemen met zijn of haar directe leidinggevende of de lokale of regionale HR Director of het hoofd van het Corporate Legal Department of het Internal Audit Department. Personen die een valse verklaring afleggen komen in aanmerking voor disciplinaire maatregelen.

Persoonlijk gedrag

Van alle medewerkers of vertegenwoordigers van Umicore wordt verwacht dat ze op een onberispelijke manier handelen en omgaan met zakenpartners, collega’s en anderen. Dit betekent onder meer dat ze begrip en respect moeten hebben voor andere culturen en gewoonten. Umicore duldt geen enkele vorm van pesterij, discriminatie of ander gedrag dat collega’s of zakenpartners als beledigend of denigrerend kunnen ervaren.

Gelijke kansen en diversiteit

Umicore zet zich in voor een inclusieve werkcultuur en erkent dat elke mens uniek en waardevol is en dat zijn individuele capaciteiten alle respect verdienen. Umicore duldt geen enkele vorm van pesterij of discriminatie op basis van geslacht, religie, ras, nationale of etnische afkomst, culturele achtergrond, sociale afkomst, handicap, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, leeftijd of politieke overtuiging.


Umicore biedt gelijke arbeidskansen en behandelt alle medewerkers eerlijk. De medewerkers en business units van Umicore hanteren enkel verdiensten, kwalificaties en andere beroeps­gerelateerde criteria als basis voor personeelsbeslissingen zoals aanwerving, opleiding, verloning en promotie. Umicore engageert zich ook om programma's en acties op te zetten om diversiteit te bevorderen binnen de organisatie op basis van het principe van gelijke kansen.

Belangenconflicten en integriteit

6.1 Fraude en belangenconflicten


Het is alle medewerkers en vertegenwoordigers van Umicore verboden voordelen voor zichzelf (of voor naasten) te verkrijgen die ongepast zijn of de belangen van Umicore kunnen schaden, met inbegrip van financiële resultaten, aspecten inzake veiligheid, gezondheid en milieu en commerciële en publieke reputatie.


Het is verboden om deel te nemen aan of te proberen invloed uit te oefenen op beslissingen onder omstandigheden die aanleiding kunnen geven tot een feitelijk of vermeend belangen­conflict. Dergelijke omstandigheden kunnen een persoonlijk – al dan niet economisch – belang zijn, hetzij rechtstreeks, hetzij via een naaste.


Medewerkers die zich bewust worden van een mogelijk belangenconflict moeten dit onmiddellijk melden aan hun directe leidinggevende of het Corporate Legal Department. Belangenconflicten zijn niet altijd even duidelijk. In geval van twijfel moeten medewerkers dan ook contact opnemen met een van hun leidinggevenden of de lokale of regionale HR Director of het hoofd van het Corporate Legal Department of het Internal Audit Department.


Voor conflictgevoelige functies of verantwoordelijkheden bepaalt elke unit of afdeling welke processen nodig zijn om mogelijke belangenconflicten te identificeren.



6.2 Smeergeld, geschenken en gunsten


Het is verboden bij de uitoefening van de beroepsactiviteiten omzet te verwerven of te behouden of enig ander voordeel te verwerven door een overheidsfunctionaris (of een derde) een onrechtmatig voordeel aan te bieden, te beloven of te verlenen met de bedoeling dat die persoon iets doet, of nalaat te doen, in verband met de uitoefening van zijn of haar functie. Dit geldt ongeacht of dit voordeel rechtstreeks of via een tussenpersoon wordt aangeboden.


Geschenken of gunsten mogen enkel aan zakenpartners worden gegeven of toegekend als ze een beperkte waarde hebben, als dit niet frequent gebeurt en als de tijd en plaats hiervoor gepast zijn. Hoewel dergelijke geschenken in overeenstemming moeten zijn met lokaal aanvaarde goede zakelijke praktijken is het niet toegestaan om zakenpartners geldelijke of andere voordelen aan te bieden die de integriteit of onafhankelijkheid van een medewerker kunnen aantasten of die indruk kunnen wekken. Uit principe doet Umicore niet aan het aankopen in bulk, opslaan of verdelen van geschenkartikelen of relatiegeschenken van een bepaald merk.


Medewerkers of vertegenwoordigers van Umicore mogen van zakenpartners geen geldelijke of andere voordelen aanvaarden die hun integriteit of onafhankelijkheid kunnen aantasten of die indruk kunnen wekken. Geschenken en andere gunsten mogen enkel worden aanvaard als ze een beperkte waarde hebben, als dit niet frequent gebeurt en als de tijd en plaats hiervoor gepast zijn.


Medewerkers die geschenken of andere voordelen die verder gaan dan beleefdheids­geschenken krijgen aangeboden of hebben ontvangen of die zich onder druk gezet voelen om deze te geven moeten dit onverwijld melden aan hun directe leidinggevende of de lokale of regionale HR Director of het hoofd van het Corporate Legal Department of het Internal Audit Department.



6.3. Financiële belangen in andere ondernemingen


Medewerkers of vertegenwoordigers van Umicore en alle naaste familieleden moeten vermijden rechtstreeks of onrechtstreeks, hetzij als investeerder, kredietverlener, medewerker of andere dienstverlener, een persoonlijk belang in een ander bedrijf te hebben als dit hun loyaliteit jegens Umicore in het gedrang kan brengen of die indruk kan wekken. Vooraleer te investeren in een bedrijf dat met Umicore concurreert of met Umicore zakendoet (bv. als leverancier), behalve bij een belang van minder dan één procent (1%) in een beursgenoteerd bedrijf, moeten mede­werkers contact opnemen met hun directe leidinggevende of de lokale of regionale HR Director of het hoofd van het Corporate Legal Department of het Internal Audit Department. In alle omstandigheden moet bijzondere aandacht worden besteed aan mogelijke belangenconflicten zoals beschreven in punt 6.1 hierboven.



6.4. Activiteiten met een concurrent, leverancier of andere zakenpartner


Vooraleer activiteiten te ondernemen die kunnen worden beschouwd als het behartigen van de belangen van een concurrent of een leverancier of andere zakenpartner ten koste van de belangen van Umicore, met inbegrip van het zetelen in de raad van bestuur van dit bedrijf, moeten medewerkers contact opnemen met hun directe leidinggevende of de lokale of regionale HR Director of het hoofd van het Corporate Legal Department of het Internal Audit Department. Medewerkers van Umicore mogen geen producten of diensten op de markt brengen die concurreren met de bedrijfsactiviteiten of de ruimere belangen van Umicore.



6.5. Vertrouwelijke informatie


Informatie en intellectuele eigendom zoals auteursrechten, bedrijfsgeheimen, handelsmerken en innovatieve ideeën zijn waardevolle activa voor Umicore. Deze immateriële activa moeten op passende wijze worden beheerd en beschermd. Het algemeen beleid van Umicore inzake openheid en transparantie belet niet dat informatie die waardevol kan zijn voor de zakelijke belangen van Umicore op passende wijze wordt beschermd.


Alle informatie die medewerkers verwerven tijdens de uitvoering van hun functie, buiten algemene kennis en werkervaring, moet als vertrouwelijk worden beschouwd en behandeld. In dergelijke gevallen moeten medewerkers de regels tegen het bekendmaken of gebruiken van vertrouwelijke informatie voor persoonlijk gewin voor zichzelf of anderen naleven.



6.6. Bescherming van activa en documenten


Alle medewerkers en vertegenwoordigers van Umicore zijn verantwoordelijk voor het beschermen van de activa en de documenten die betrekking hebben op Umicore, zijn klanten en andere zakenpartners. Dergelijke activa moeten met aandacht en respect worden gebruikt en onderhouden. Verspilling en misbruik moeten worden vermeden. Zonder toestemming is het gebruik van tijd, materialen, financiële activa of faciliteiten van Umicore voor doeleinden die niet rechtstreeks verband houden met de activiteiten van Umicore verboden. Hetzelfde geldt voor het wegnemen of ontlenen van activa van Umicore zonder toestemming.

Compliance

7.1. Naleving van wetgeving – algemeen


Alle medewerkers van Umicore moeten alle toepasselijke wet- en regelgeving naleven bij het uitvoeren van activiteiten in naam van Umicore. Het is ten strengste verboden om mee te werken aan of deel te nemen aan inbreuken op de wetgeving door zakenpartners, ongeacht of Umicore dan wel de betrokken medewerker hierdoor een misdrijf begaat. Het is de verant­woorde­lijkheid van elke medewerker om voldoende inzicht te verwerven in de wet- en regel­geving die van toepassing is op zijn of haar functie.



7.2. Antitrust en mededinging


Alle medewerkers van Umicore worden geacht de toepasselijke antitrust- en mededingings­wetgeving na te leven. Het advies van de Corporate Legal Department moet worden ingewonnen bij alle kwesties waarbij Umicore, alle medewerkers en hun teamleden enig risico kunnen lopen op blootstelling aan de antitrustwetgeving.



7.3. Handel met voorkennis


Alle medewerkers van Umicore moeten zich onthouden van handel met voorkennis of van het verstrekken van advies met betrekking tot de handel in effecten van Umicore of elke andere beursgenoteerde onderneming op basis van niet-openbare informatie waarvan ze kennis krijgen tijdens de uitvoering van hun functie voor Umicore. In dit verband wordt van alle medewerkers verwacht dat ze zich houden aan de Dealing Code van Umicore, die terug te vinden is in Bijlage 5 van het Corporate Governance Charter van Umicore.



7.4. Bijhouden van documenten


Umicore streeft naar transparantie en nauwkeurigheid in alle activiteiten, met inachtneming van de vertrouwelijkheidsverplichtingen. Het is de verantwoordelijkheid van alle medewerkers of vertegenwoordigers van Umicore om de nodige documenten bij te houden over de activiteiten, zakenrelaties en transacties van Umicore. Het is ten strengste verboden om valse, misleidende of onechte boekingen op te nemen in de boekhouding of andere documenten van Umicore. Alle transacties moeten volledig worden gedocumenteerd en in de boekhouding van Umicore worden opgenomen overeenkomstig punt 7.5 hieronder.



7.5. Accurate periodieke verslaggeving en andere openbare financiële communicatie


In het kader van de toepasselijke wetgeving betreffende effecten en beursgenoteerde bedrijven is Umicore verplicht volledige, eerlijke, accurate en begrijpelijke informatie te verstrekken in zijn periodieke financiële verslaggeving, in andere documenten die aan de toepasselijke regel­gevende instanties worden voorgelegd en in andere openbare mededelingen. Van onze medewerkers, meer bepaald onze Senior executives en verantwoordelijken binnen de financiële diensten, verwachten we dat zij de grootste zorgvuldigheid aan de dag leggen bij het opstellen van dergelijke documenten en dat ze nauwlettend toezien op de volgende punten:


- Naleving van de algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving en het systeem van interne controles van Umicore is te allen tijde vereist.


- Alle boekhoudkundige documenten van Umicore moeten worden bijgehouden en gepresenteerd in overeenstemming met de wetgeving van het bevoegde rechtsgebied en ze mogen geen valse of bewust misleidende informatie bevatten. Verder moeten ze een getrouw, correct en redelijk gedetailleerd beeld geven van de activa, passiva, inkomsten en uitgaven van Umicore en moeten ze alle transacties of daarmee verband houdende gebeurtenissen volledig documenteren.


- Tenzij dit is toegestaan door de toepasselijke wet- of regelgeving mag geen enkele transactie bewust worden geclassificeerd aan een verkeerde rekening, afdeling of verslag­periode en mogen geen niet-opgenomen of buiten de boeken om gehouden activa en passiva worden aangehouden.

Reageren op vragen naar informatie van pers en derden

Het profiel van Umicore op de nationale en internationale markt wordt in grote mate beïnvloed door ons vermogen om coherent en professioneel te communiceren met externe partijen, waaronder de media. Umicore hanteert daarom het principe van openheid, eerlijkheid en responsiviteit in de omgang met belanghebbenden buiten Umicore en de samenleving in het algemeen. Desondanks is het voor medewerkers van Umicore niet toegestaan om niet-openbare informatie bekend te maken in antwoorden op vragen van externe partijen.


Om een coherente communicatie met externe partijen te verzekeren moeten algemene vragen over Umicore of Umicore-medewerkers en alle vragen van de media worden doorverwezen naar de bevoegde communicatieafdeling of -verantwoordelijke. Alle vragen die een impact kunnen hebben op Umicore moeten worden doorverwezen naar Group Communications. Vragen van financieel analisten of investeerders moeten worden doorverwezen naar Corporate Investor Relations. Vragen van externe raadsheren moeten worden doorverwezen naar het Corporate Legal Department.

Niet rechtscheppend

Deze Gedragscode bundelt een aantal fundamentele principes, beleidslijnen en procedures van Umicore die van toepassing zijn op alle medewerkers en vertegenwoordigers van Umicore. De Gedragscode schept geen rechten voor klanten, leveranciers, concurrenten, aandeelhouders of andere personen of entiteiten.