Code de conduite

Généralités

Chez Umicore, nous pensons que la réussite est fonction de la capacité à instaurer et à maintenir une relation de confiance et de professionnalisme avec les principales parties concernées, à savoir notre personnel, nos partenaires commerciaux, nos actionnaires, les autorités et le public.


Le présent code de conduite est, à notre avis, essentiel pour instaurer et maintenir cette confiance.


Le code de conduite d’Umicore vise principalement à garantir que toutes les personnes agissant au nom d’Umicore mènent leurs activités dans le respect de l’éthique, des lois et des règlements, ainsi que des normes fixées par Umicore dans le cadre de sa politique, de ses directives et de ses règles.


Le présent code de conduite établit un cadre de référence pour une conduite responsable au sens où nous l’entendons chez Umicore, mais n’est pas exhaustif. En tant que membre du personnel d’Umicore, vous vous efforcerez toujours de faire preuve de discernement, d’attention et de considération dans vos missions.


Toute référence à Umicore dans le présent code de conduite désigne à la fois Umicore et ses filiales à participation majoritaire.

Champ d’application et responsabilité

Ce code de conduite s’applique à tous les membres du personnel – y compris le personnel temporaire – d’Umicore dans le monde entier et à toute autre personne ou entité agissant au nom d’Umicore («les représentants d’Umicore»). En ce qui concerne les filiales dans lesquelles Umicore n’a pas de participation majoritaire, il conviendra de tout mettre en œuvre pour garantir que ces sociétés se conforment au code. En cas de non-conformité, la situation devra faire l’objet d’un rapport et il y aura une évaluation à propos du prolongement de nos relations.


Le présent code de conduite sera diffusé auprès de chaque membre du personnel. Il incombe à la direction d’intégrer ce code dans les programmes de formation du personnel, ainsi que d’en promouvoir et d’en contrôler le respect.Vous éviterez d’agir ou d’encourager autrui à agir en contradiction avec le présent code de conduite, même si, en l’occurrence, ces écarts peuvent sembler répondre aux intérêts d’Umicore. Si vous éprouvez des incertitudes quant au fait de savoir si une activité spécifique (y compris celles d’un partenaire commercial existant ou potentiel) est acceptable sur le plan juridique ou éthique, consultez au préalable, dans toute la mesure du possible, votre supérieur direct ou le Head of the Corporate Legal Department


Les violations des règles de ce code de conduite peuvent, conformément à la législation applicable, entraîner des mesures disciplinaires internes, un licenciement, voire des poursuites pénales. Chaque cas sera analysé objectivement, en pleine connaissance des circonstances.


Dans l’hypothèse où des comportements ou agissements contraires aux dispositions du présent code seraient constatés, toutes mesures appropriées seraient prises afin d’y remédier et de prévenir leur répétition.


Toute infraction au Code de conduite doit être consignée et signalée aux supérieurs hiérarchiques et aux ressources humaines. Le comité exécutif reçoit un rapport trimestriel énumérant les violations et les mesures prises en la matière.

Griefs et expression de préoccupations

Umicore souhaite stimuler des débats ouverts sur le comportement responsable. Dans ce contexte, vous êtes tenu de faire part de vos griefs ou préoccupations à votre supérieur hiérarchique. Si vous estimez que cette démarche n’est pas appropriée, vous pouvez les adresser au directeur local ou régional des ressources humaines ou au responsable du Corporate Legal Department ou de l’Internal Audit Department. Vous êtes libre de vous exprimer dans la langue de votre choix.


À des fins juridiques, les préoccupations suscitées par des aspects comptables suspects seront évoquées auprès du responsable du Corporate Internal Audit Department.


Tout fait de discrimination ou de harcèlement envers toute personne ayant signalé un problème est constitutif d’une violation de la loi ou d’une politique d’Umicore. Si vous estimez qu’ayant dénoncé une quelconque violation, vous en subissez des conséquences, veuillez contacter votre supérieur ou le Head of the Internal Audit Department. Quiconque soumet un faux rapport dans l’intention manifeste de se livrer à un harcèlement peut faire l’objet de sanctions disciplinaires.

Conduite personnelle

En tant que membre du personnel ou représentant d’Umicore, vous êtes censé avoir, dans vos contacts commerciaux et autres, une conduite irréprochable vis-à-vis des partenaires commerciaux, de vos collègues et des autres personnes. Cet impératif s’étend à la prise en compte et au respect des cultures et coutumes étrangères.


Umicore n’acceptera aucune forme de harcèlement, de discrimination ou tout autre type de comportement pouvant être considéré comme offensant ou dégradant par des collègues ou des partenaires commerciaux.

Diversité et égalité des chances

Chez Umicore, nous nous efforçons d’adopter une culture de travail


respectueuse de tous. Nous reconnaissons et apprécions le fait que toute personne possède sa personnalité propre et sa valeur, et doit être respectée pour ses capacités personnelles. Nous n’acceptons aucune forme de harcèlement ou de discrimination fondée sur le sexe, la religion, la race, l’origine nationale ou ethnique, des racines culturelles,


un groupe social, un handicap, des préférences sexuelles, l’état civil, l’âge ou les opinions politiques.


Umicore s’engage à garantir l’égalité des chances face à l’emploi et à traiter équitablement tous les membres du personnel. Les membres du personnel et les business units d’Umicore fonderont les décisions relatives au personnel (recrutement, formation, rémunération, avancement, etc.) prises au sein d’Umicore exclusivement sur le mérite, les qualifications et d’autres critères à caractère professionnel. Ils se montreront également déterminés à élaborer des programmes et des mesures visant à encourager la diversité dans l’entreprise suivant le principe de l’égalité des chances.

Conflit d’intérêts et intégrité

1. Fraude et conflit d’intérêts
En tant que salarié ou représentant d’Umicore, vous ne chercherez pas à obtenir pour vous-même (ou pour des personnes de votre entourage) des avantages inconvenants ou qui pourraient, d’une quelconque manière, nuire aux intérêts d’Umicore, dont sa performance financière, les aspects liés à l’environnement, la santé et la sécurité, ainsi que sa réputation commerciale et publique.


Vous vous abstiendrez de prendre ou de tenter d’influencer une quelconque décision dans des circonstances pouvant induire ou laisser supposer un conflit d’intérêts. Ces circonstances peuvent être un intérêt personnel dans le dossier – économique ou autre – qu’il soit direct ou passe par l’intermédiaire d’une personne proche.


Si vous prenez conscience d’un conflit d’intérêts potentiel, avertissez sans délai votre supérieur immédiat ou le Corporate Legal Department. Il n’est pas toujours facile d’établir avec certitude s’il y a conflit d’intérêts ou non. Dès lors, en cas de doute, consultez l’un de vos supérieurs ou le Corporate Legal Department.


En ce qui concerne les fonctions ou domaines de responsabilité particulièrement sensibles, chaque division ou département évaluera la nécessité d’établir des procédures visant à déceler les conflits d’intérêts potentiels.


2. Corruption, cadeaux et privilèges
Vous vous abstiendrez de proposer, de promettre ou de fournir à un(e) fonctionnaire (ou à une tierce partie) un quelconque avantage inconvenant afin d’inciter cette personne à accomplir ou non un acte dans le cadre de ses missions officielles pour conclure une affaire, maintenir une relation commerciale ou obtenir ou conserver tout autre avantage inconvenant dans la conduite des affaires. Ce principe est applicable que l’avantage soit proposé directement ou par le biais d’un intermédiaire.


Ces cadeaux et autres faveurs ne pourront être offerts ou octroyés aux partenaires commerciaux que dans la mesure où ils sont modestes, tant sur le plan de la valeur que de la fréquence, et pour autant que le lieu et l’époque s’y prêtent. Même si de tels cadeaux sont conformes aux bonnes pratiques commerciales localement en vigueur, vous n’avez pas le droit d’accepter de partenaires commerciaux des faveurs en argent ou autres pouvant entacher ou sembler entacher votre intégrité ou votre indépendance.


En tant que membre du personnel ou représentant d’Umicore, vous n’avez pas le droit d’accepter de partenaires commerciaux des faveurs en argent ou autres pouvant entacher ou sembler entacher votre intégrité ou votre indépendance. Les cadeaux et autres faveurs ne pourront être acceptés que dans la mesure où ils sont modestes, tant sur le plan de la valeur que de la fréquence, et pour autant que le lieu et l’époque s’y prêtent.


Si de telles faveurs, plus importantes que les habituels cadeaux de courtoisie, vous sont proposées ou octroyées, vous en avertirez sans délai votre supérieur immédiat ou le responsable du Corporate Legal Department.


3. Intérêts financiers dans d’autres entreprises
En tant que salarié ou représentant d’Umicore, vous éviterez de prendre une quelconque part dans une quelconque autre entreprise, que ce soit directement ou indirectement, en tant qu’investisseur, bailleur de fonds, membre du personnel ou fournisseur d’autres services quelconques si cela compromet ou semble compromettre votre loyauté envers Umicore. Avant de réaliser un investissement dans une entreprise concurrente d’Umicore ou faisant des affaires avec Umicore (un fournisseur, par exemple) - sauf acquisition de moins d’un pourcent (1 %) d’une société cotée en Bourse - vous consulterez votre supérieur immédiat. En tout état de cause, il conviendra de veiller particulièrement aux conflits d’intérêts potentiels visés au point 6.1 ci-dessus.


4. Activités avec un concurrent, un fournisseur ou d’autres partenaires commerciaux
Avant de vous engager dans une quelconque activité pouvant sembler favoriser les intérêts d’un concurrent, d’un fournisseur ou d’autres partenaires commerciaux aux dépens des intérêts d’Umicore, et notamment de siéger au conseil d’administration d’une telle entreprise, vous consulterez votre supérieur immédiat ou le Head of the Corporate Legal Department. Il ne vous est pas permis de commercialiser des produits ou des services en concurrence avec les activités commerciales d’Umicore ou ses intérêts plus larges.


5. Informations confidentielles
Les informations, la propriété intellectuelle (droits d’auteur, secrets de fabrication, marques déposées, idées novatrices, etc.) constituent des biens précieux pour Umicore. Ces avoirs incorporels doivent être correctement gérés et protégés. La politique générale d’ouverture et de transparence menée par Umicore n’empêchera pas la protection adéquate des informations pouvant revêtir une certaine valeur pour les intérêts commerciaux d’Umicore.


Les informations dont vous aurez connaissance dans le cadre de l’exécution de vos tâches, autres que celles relevant de la conduite générale des affaires et de l’expérience globale de travail, seront considérées comme confidentielles et traitées comme telles. Vous veillerez particulièrement à respecter les règles interdisant la révélation ou l’usage d’informations confidentielles pour votre profit personnel ou celui d’autrui.


6. Protection des biens, des relevés et des archives
La protection des biens, des relevés et des archives d’Umicore, des clients et des autres partenaires commerciaux incombe à l’ensemble des salariés et représentants d’Umicore. Tous ces actifs seront utilisés et conservés avec soin et respect, en veillant à éviter le gaspillage et les abus. Sauf autorisation, il est interdit d’exploiter le temps, les équipements, les avoirs financiers ou les installations d’Umicore à des fins sans lien direct avec les activités commerciales d’Umicore.


De même, les biens d’Umicore ne pourront être soustraits ou empruntés sans permission.

Respect des lois et règlements

1. Respect des lois – généralités
Dans la conduite d’activités pour le compte d’Umicore, vous vous conformerez à l’ensemble des lois et règlements applicables.


Vous n’assistez ni ne participerez à des abus de droit perpétrés par des partenaires commerciaux, que ces abus constituent ou non des actes illégaux dans le chef d’Umicore ou de vous-même en tant que personne physique. Il vous incombe de chercher à acquérir une compréhension suffisante de la législation et des règlements applicables dans le cadre de votre travail.


2. Règles en matière d’ententes et de concurrence
Vous vous conformerez aux lois applicables en matière d’ententes et de concurrence. Pour tous les aspects exposant Umicore, vous-même ou toute personne placée sous vos ordres à un risque d’infraction à la législation sur la concurrence, vous veillerez à demander conseil au Corporate Legal Department.


3. Délits d’initié
Vous vous abstiendrez d’échanger des titres ou de formuler des recommandations concernant l’échange de titres d’Umicore et d’autres sociétés cotées en vous fondant sur des informations non publiques que vous auriez obtenues dans le cadre de votre travail pour Umicore. Dans ce contexte, tous les salariés sont tenus de respecter la politique du Groupe en matière de délit d’initié et de manipulation de marchés.


4. Tenue des livres et archives
Tout en respectant son obligation de confidentialité, Umicore adopte une politique de transparence, de précision et d’exactitude dans toutes ses opérations. En tant que salarié ou représentant d’Umicore, il vous incombe de conserver tous les documents nécessaires sur les activités, les relations et les opérations commerciales d’Umicore.


Les livres et archives d’Umicore ne pourront contenir d’inscriptions erronées, trompeuses ou fabriquées de toutes pièces.


Toutes les transactions seront intégralement documentées et enregistrées dans les dossiers comptables d’Umicore, et ce conformément au point 5 ci-dessous.


5. Rapports périodiques fidèles et autres communications à caractère financier.
Conformément à la législation applicable aux titres et aux normes en vigueur pour les sociétés inscrites à la cote, Umicore est tenu de divulguer des informations complètes, exactes, précises et compréhensibles dans ses rapports financiers périodiques, dans d’autres documents déposés auprès des autorités et organismes de réglementation compétents, ainsi que dans ses autres communications publiques. Les membres du personnel, notamment nos cadres supérieurs et responsables des services financiers, ont le devoir d’apporter tous leurs soins à l’élaboration de ces documents, en veillant particulièrement aux points suivants :


La conformité avec les principes comptables généralement acceptés et le système de contrôle interne d’Umicore est requise en tout temps.
Tous les livres comptables d’Umicore seront tenus et présentés conformément aux règles juridiques de toute autorité législative compétente. Ils ne contiendront aucune inscription erronée ou intentionnellement trompeuse. De plus, ils refléteront avec honnêteté et précision, et de manière suffisamment détaillée, l’actif, le passif, les recettes et les dépenses d’Umicore, ainsi que toutes les transactions ou circonstances afférentes, qui seront intégralement consignés.
Sauf cas autorisés par la législation ou par les règlements applicables, aucune transaction ne pourra être intentionnellement associée à un compte, une division ou une période comptable erronés, et aucun élément d’actif ou de passif ne restera non enregistré ou «officieux».

Réponses aux demandes de renseignements (presse, etc.)

L’image d’Umicore sur les marchés nationaux et internationaux est fortement influencée par notre capacité à communiquer de façon cohérente et professionnelle avec les parties extérieures, y compris les médias. Dès lors, Umicore appliquera en tout temps un principe de transparence et se montrera honnête et ouverte dans ses relations avec les parties concernées en dehors d’Umicore, ainsi qu’avec la société en général.


Afin de maintenir une interface coordonnée avec les parties extérieures, les demandes d’informations générales sur Umicore ou sur son personnel, de même que toutes les demandes d’informations émanant des médias, seront aiguillées vers le département ou le responsable compétent en matière de communication. Dans le cas où toute enquête serait de nature à avoir un impact sur Umicore, ces informations seront transmises à Group Communications. Les demandes d’informations émanant d’analystes financiers ou d’investisseurs seront transmises à la division Corporate Investor Relations. Les demandes d’informations formulées par des avocats extérieurs seront transmises au Corporate Legal Department.

Non-ouverture de droits

Le présent code de conduite énonce certains principes, politiques et procédures fondamentaux d’Umicore, auxquels doivent se conformer les membres du personnel et représentants d’Umicore. Il n’instaure aucun droit au bénéfice de quelconques clients, fournisseurs, concurrents, actionnaires ou de toute autre personne ou organisme.

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